La qualité de votre base de données influence les performances de vos actions commerciales. Des données incomplètes ou obsolètes entraînent une perte de temps pour vos employés. Travailler avec de mauvaises informations fait également baisser vos ventes. Réagissez en nettoyant votre base de données régulièrement. Pour mener à bien cette opération, suivez nos 7 étapes.
Le nettoyage de votre base de données n’est pas à prendre à la légère. Avant de vous lancer, réunissez les différentes divisions utilisant le fichier. Demandez à chacun d’expliquer en quoi la base les aide dans leur travail, quels champs ils exploitent, comment ils saisissent les informations… Comprendre les objectifs et l’usage des départements commercial, marketing, comptabilité, juridique ou du service client vous permet d’organiser les actions à effectuer. C’est le moment de définir une clé unique d’identification pertinente (email ou numéro de société par exemple).
Avant toute manipulation des données, créez une copie de votre fichier. Cette sauvegarde s’avère utile en cas de problème ou d’erreur lors de la mise à jour.
Réaliser des sauvegardes fréquentes de votre base de données est une habitude, à prendre et pas uniquement lors de son nettoyage. Si vous subissez une cyberattaque, vous récupérez toutes vos données rapidement.
Lors de vos discussions avec les divers départements, vous avez probablement remarqué que certains champs sont peu ou pas du tout remplis.
Si ces champs sont superflus pour le déroulement de vos actions, supprimez-les. Ils encombrent inutilement votre base de données.
S’ils méritent d’être remplis, complétez vos données. Demandez à une ou plusieurs personnes de chercher et d’ajouter les informations manquantes.
Analysez les statistiques de votre base. Observez à quand remontent les derniers contact, ouverture d’une newsletter, commande… En fonction de ces chiffres, prenez une décision logique : un prospect qui ne vous a pas répondu depuis plus d’un an a-t-il encore sa place dans votre fichier ? Diminuer le poids de la base permet de réduire le coût de stockage et le temps d’accès aux données.
Les données sont une matière vivante et périssable. Les individus changent d’adresse ou de travail, les sociétés modifient leur nom ou arrêtent leurs activités… L’obsolescence des données se produit encore plus rapidement en B2B qu’en B2C.
Chargez quelqu’un au sein de votre entreprise d’actualiser les informations. Certaines lignes doivent être supprimées, car elles ne peuvent être mises à jour. C’est notamment le cas des firmes qui n’existent plus.
Les données dupliquées apparaissent très fréquemment dans les bases. Elles résultent d’une erreur humaine ou de clés d’identification différentes entre les services. Le marketing emploie l’adresse email pour identifier les clients, la comptabilité utilise le numéro client par exemple.
Votre CRM possède probablement une fonction de détection des doublons. Si ce n’est pas le cas, recourez à un tableur comme Excel ou Google Sheets. Votre base de données est très volumineuse ? Tournez-vous vers un outil ou un service spécialisé.
Fusionnez tous les champs redondants découverts. Vous réduisez la taille de votre base et vous gagnez en efficacité.
Des différences de formats sont couramment constatées dans les bases de données. Des adresses sont encodées avec des abréviations, d’autres en toutes lettres. Des dates sont enregistrées sous forme courte, d’autres en long. Ces données non normées rendent votre fichier difficilement exploitable. Corrigez les champs en respectant les règles de standardisation définies lors de la première étape. Rappelez à votre personnel ces normes de manière à ce que les futures données soient convenablement saisies.
Une fois ces 7 étapes accomplies, votre base de données retrouve sa fraîcheur. Vos actions commerciales performent mieux, vos collaborateurs se concentrent sur les tâches essentielles. Cependant, le nettoyage de votre base de données doit être effectué fréquemment pour maintenir sa qualité. Planifiez cette opération aussi souvent que nécessaire pour profiter de tout le potentiel de votre base.