Une base de données, ou Database en anglais,est un ensemble structuré et organisé d’informations. Elle permet le stockage et l’exploitation d’une grande quantité de données sous forme électronique.Toutes ces données sont sauvegardées dans des tables. Celles-ci se présentent sous la forme de tableaux composés de colonnes et de lignes. Les colonnes correspondent à des catégories d’informations (nom, adresse, produit, numéro de téléphone…), les lignes à des enregistrements ou entrées.
Les systèmes de gestion de base de données
Pour stocker et accéder à toutes ces informations, un outil informatique est nécessaire. C’est le système de gestion de base de données, souvent abrégé en SGBD ou DBMS (Database Management System). Il s’agit d’un logiciel comme Microsoft Access, Oracle Database ou FileMaker Pro.
Ces programmes permettent aux utilisateurs d’accéder facilement aux données et de les mettre à jour, sans avoir recours à des requêtes SQL.
Les 4 types de bases de données
- Base de données hiérarchique - Dans une base de données hiérarchique, les données sont organisées selon une structure arborescente : chaque enregistrement ne possède qu’un seul parent.
- Base de données réseau - Dans le modèle réseau, les enregistrements peuvent avoir plusieurs liens parents et enfants.
- Base de données relationnelles - C’est le modèle le plus courant de base de données. Les bases de données relationnelles sont organisées en tables. Les tables sont reliées entre elles par une clé primaire.
- Base de données orientée objet - Les bases de données objet restent une évolution récente. Elles sont employées pour l’instant surtout dans des cas nécessitant le stockage et la manipulation d’images, de sons et de vidéos.
Pourquoi utiliser une base de données ?
Les entreprises sont aujourd’hui noyées sous l’information : fournisseurs, commandes, clients, produits… Toutes ces catégories et les données qui en découlent doivent être facilement accessibles et manipulables par différentes personnes. Une base de données est l’outil indispensable pour travailler rapidement et efficacement.
Centralisation de l’information
Une base de données regroupe toutes les informations nécessaires à l’exécution des tâches au sein d’une société. Chaque employé retrouve aisément ce dont il a besoin au quotidien. Une base de données bien gérée engendre un gain de temps et de productivité.
Sécurité des données
Une base de données correctement conçue protège les données du piratage. Au-delà du vol de données, le SGBD donne la possibilité de gérer qui accède à quelle information et qui peut manipuler quelle donnée. Le support doit pouvoir lire et modifier les informations d’un client, mais il n’a pas à changer le prix des produits par exemple.
Cohérence des données
Le SGBD impose des contraintes pour l’encodage des données. Une date doit être encodée au format « jj/mm/aaaa », un numéro de téléphone au format international, une adresse email doit comporter une arobase… Toutes ces règles garantissent des données standardisées et aisément exploitables.
Quelles informations entrer dans une base de données ?
Une base de données peut contenir autant de types d’informations que nécessaire. La décision d’intégrer certaines données ou non dépend de l’objectif.
Une entreprise de services B2B réunit entre autres les données des sociétés (dénomination, adresse, secteur d’activité, code nace, code sic…)et des personnes de contact ainsi que les contrats souscrits par ses clients. Un e-commerce a besoin d’une base de données contenant les informations des clients, des produits, des commandes, des fournisseurs… Un hôpital entre les données des patients, les opérations subies, les médecins consultées, les analyses passées…
Chaque secteur, chaque organisme ou entreprise utilise sa base de données d’une autre manière. Chacun doit donc y inscrire des informations différentes. Les données personnelles et/ou firmographiques sont celles qui sont le plus couramment sauvegardées dans les bases de données B2B et B2C.
Comment créer une base de données ?
La conception d’une base de données n’est pas à prendre à la légère. Elle doit être le fruit d’une longue réflexion et de discussions avec les futurs utilisateurs. Cette analyse préalable évitera d’engager des frais et de changer de système trop souvent.
Pour créer une base de données, il est nécessaire de la modéliser, de sélectionner le SGBD idéal, de tester la base de données et de penser à son développement dans un avenir plus ou moins proche.
Comment exploiter une base de données ?
En entreprise, une base de données remplit de nombreuses fonctions. Si elle sert à ranger les informations et à permettre une manipulation facile, c’est surtout son exploitation optimale quila transforme en un véritable atout pour les sociétés.
- Utilisation des données par le service commercial - Les commerciaux ont besoin de la base de données pour prospecter par téléphone ou par mail, pour garder une trace des contacts avec leurs clients, pour conserver les offres envoyées et les contrats signés.
- Utilisation des données par le service marketing - Les employés marketing utilisent principalement la base pour mieux connaître les clients de l’entreprise et créer des campagnes ciblées.
- Utilisation des données par le support client - Le service après-vente consulte et met à jour les données relatives aux clients : ses coordonnées, ses commandes, ses factures…
- Utilisation des données par le département des achats - Ces employés manipulent toutes les données concernant les fournisseurs, les achats de produits, les stocks.
- Utilisation des données par le management - En analysant les données, les managers prennent de meilleures décisions pour la croissance de l’entreprise.
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