Les données redondantes constituent un fléau pour votre base de données. Les doublons donnent une mauvaise image de votre société : contacter plusieurs fois la même personne par erreur ne paraît pas professionnel. Les données dupliquées gonflent le poids de votre base et augmentent les coûts de stockage. Des données en double peuvent également fausser vos reportings, un client étant repris à plusieurs endroits. Pour la santé de votre base et de votre entreprise, il est capital de dédupliquer et dédoublonner vos données le plus souvent possible.
Déduplication, dédoublonnage : quelles différences ?
Dédupliquer et dédoublonner des données ne renvoient pas tout à fait à la même chose. Cependant, les deux opérations visent à identifier, fusionner et supprimer les données redondantes de vos bases.
- Déduplication - La déduplication désigne le processus visant à rechercher les données similaires à travers plusieurs fichiers. On parle dans ce cas de données dupliquées.
- Dédoublonnage - Le dédoublonnage concerne la détection et l’élimination des données semblables au sein d’un même fichier. On parle alors de doublons.
Comment supprimer les données redondantes de vos fichiers ?
S’attaquer aux doublons et données dupliquées peut se révéler colossal. Plus le volume de données en votre possession est grand, plus cette tâche s’avère longue et difficile. Menez à bien la déduplication et le dédoublonnage en effectuant 3 étapes : normalisation, consolidation, vérification manuelle ou automatique.
Normalisation des données
Les données redondantes sont bien souvent dues à des informations non normées.
Vous trouvez sûrement dans vos bases de données des clients repris plusieurs fois en raison d’erreurs d’encodage ou lors de l’import :
- Fautes de frappe,
- caractères spéciaux perdus lors du transfert depuis une autre source,
- différents formats de date, de numéro de téléphone, d’adresse postale…
- utilisation d’abréviations,
- etc.
Déterminez des règles de standardisation et appliquez-les à tous les champs de votre base de données.
Consolidation des données
Stocker vos informations clients et prospects au sein de plusieurs fichiers est le meilleur moyen de vous retrouver avec des données en double. Regroupez toutes vos données au même endroit. Optez pour un CRM ou un système de gestion de base de données plus complexe selon vos besoins. Les logiciels actuels permettent d’exploiter les données facilement sans connaissance informatique poussée. Après une courte formation, vos employés sont tous capables de s’en servir.
Les logiciels actuels permettent d’exploiter les données facilement sans connaissance informatique poussée. Après une courte formation, vos employés sont tous capables de s’en servir.
Traitement manuel ou service automatique
Après avoir normé et rassemblé toutes vos données, il est temps de faire la chasse aux informations redondantes. Pour cela, deux options s’offrent à vous : la vérification manuelle ou le recours à un outil spécialisé.
Si vous choisissez la solution à la main, vous pouvez utiliser simplement un tableur comme Excel. Corriger un faible volume de données de cette manière est envisageable. Pour les fichiers plus conséquents, créez des requêtes SQL pour détecter et fusionner les lignes en doubles.
Vérifier ligne par ligne votre base de données est un travail fastidieux, même avec de bonnes requêtes SQL. Des entreprises spécialisées dans l’amélioration des bases de données peuvent vous aider. Elles proposent notamment des services de nettoyage et enrichissement des fichiers.
Ne laissez pas les données dupliquées et les doublons nuire à la qualité de votre base. Agissez avant que ces informations redondantes n’impactent votre business. Normalisez vos données, consolidez vos fichiers, détectez, supprimez et fusionnez toutes les lignes en double. Ce n’est qu’à ce prix que votre base de données reste un allié incontournable pour le développement de votre entreprise.
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