Une bonne hygiène des données est importante pour l’image de votre société. La santé de votre base affecte également votre chiffre d’affaires. Des informations de mauvaise qualité ou une politique de protection des données inadéquate nuisent à votre réputation et à vos ventes. Évitez ces soucis en adoptant nos 5 conseils : respectez le RGPD, standardisez vos données, mettez-les à jour, effacez les informations obsolètes et en double.
Se conformer au RGPD
Conservez bien dans votre base de données la source des informations et la preuve de consentement (case cochée dans un formulaire ou signature d’un document par exemple). Dans le cadre des campagnes d’emailing, utilisez toujours l’opt-in, voire le double opt-in.
Selon le RGPD, les consommateurs peuvent réclamer l’accès à leurs données personnelles, mais aussi leur suppression de votre fichier. Répondez rapidement et favorablement à ces demandes.
La sécurité de votre base est également un point essentiel. Vous devez protéger votre base de données des accès ou modifications non autorisés.
Standardiser les données
Les données de votre fichier proviennent de plusieurs sources : champs de formulaires ou encodage manuel notamment. Il est très probable que les informations telles que les dates, les abréviations, les adresses postales ou les numéros de téléphone ne soient pas enregistrées identiquement dans chaque ligne.
Déterminez des règles de standardisation. Vérifiez votre fichier et corrigez toutes les données qui ne respectent pas ces règles. Appliquez celles-ci lors de la collecte en ligne et de l’enregistrement manuel de nouvelles informations. Vos données sont plus facilement exploitables si elles sont standardisées.
Mettre à jour les informations
De quand datent les données présentes dans votre base ? Si elles ont été enregistrées il y a plus d’un an, elles risquent d’être incorrectes. Les individus changent de poste, les entreprises déménagent…
Passez régulièrement en revue vos données et mettez-les à jour si nécessaire. Pour cela, attribuez cette tâche à une ou plusieurs personnes chargées de vérifier manuellement les informations. Une autre solution plus rapide consiste à utiliser des outils spécialisés. Ceux-ci mettent à jour automatiquement votre base.
Cette actualisation doit être réalisée le plus souvent possible, l’idéal étant d’opter pour un service de mise à jour en temps réel.
Supprimer les données périmées
Certaines données obsolètes ne peuvent pas être corrigées ou revues. C’est le cas entre autres d’une société qui a cessé d’exister, d’un employé parti à la retraite ou d’une technologie abandonnée (le fax par exemple).
Effacez toutes les lignes périmées de votre base de données. Elles prennent inutilement de la place dans votre fichier, ce qui peut faire gonfler le coût de sa maintenance. Contacter une entreprise en faillite ou la mauvaise personne entraîne également une perte de temps pour vos commerciaux.
Éliminer les doublons
Des informations dupliquées se retrouvent fréquemment dans les bases de données. Examinez votre base et fusionnez toutes les entrées en double.
Tout comme les données obsolètes, les doublons vous font perdre de l’argent. Nettoyez régulièrement votre fichier. Le mieux est de mettre en place un processus automatisé de validation des données qui détecte les lignes redondantes et les réunit.
Maintenir l’hygiène de votre base vous permet de réduire les dépenses inutiles et d’améliorer le ROI de vos campagnes de marketing. Dès la récolte des données, respectez le RGPD et standardisez les informations. Par la suite, examinez régulièrement votre fichier : actualisez les données, supprimez celles qui ne sont plus valides, fusionnez les doublons. Idéalement, optez pour un service qui réalise ces 3 actions en temps réel.
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