Een goede hygiëne van uw gegevens is belangrijk voor het imago van uw onderneming. De gezondheid van uw database heeft ook een impact op uw omzet. Slechte informatie of een ongeschikt privacybeleid schaden uw reputatie en uw verkoop. Voorkom die problemen met onze 5 tips: leef de GDPR-wetgeving na, normaliseer uw gegevens, werk ze bij en verwijder overbodige of dubbele informatie.
Bewaar de bron van de informatie en het bewijs van toestemming (bijvoorbeeld een aangevinkt vakje op een formulier of een ondertekend document) goed in uw database. Gebruik voor e-mailings altijd een opt-in en zelfs een dubbele opt-in.
Volgens de GDPR-wetgeving hebben consumenten het recht om hun persoonsgegevens in te kijken, maar ook om die te laten verwijderen uit uw database. Reageer daar snel en positief op.
Ook de veiligheid van uw database is belangrijk. U moet uw database beschermen tegen ongeoorloofde toegang of wijziging.
De gegevens in uw database komen van verschillende bronnen. Meestal zijn dat velden van formulieren of informatie die manueel werd ingevoerd. De kans is groot dat informatie zoals datums, afkortingen, adressen of telefoonnummers niet op elke lijn op dezelfde manier zijn ingevoerd.
Bepaal de normalisatieregels. Controleer uw bestand en corrigeer alle gegevens die deze regels niet volgen. Pas die toe bij de online inzameling en de manuele invoer van nieuwe informatie. Uw gegevens zijn gemakkelijker bruikbaar als ze zijn genormaliseerd.
Hoe oud zijn de gegevens in uw database? Als ze meer dan een jaar geleden werden ingevoerd, kloppen ze misschien niet meer. Want mensen veranderen van werk, ondernemingen verhuizen, …
Overloop regelmatig uw gegevens en werk ze waar nodig bij. Vertrouw die taak toe aan één of meerdere personen die de informatie handmatig moeten nakijken. Een andere, snellere oplossing is het gebruik van gespecialiseerde tools. Ze werken uw database automatisch bij.
Die update moet zo vaak mogelijk worden uitgevoerd. Het best nog kiest u voor een dienst voor update in real time.
Er zijn overbodige gegevens die niet kunnen worden verbeterd of bijgewerkt. Dat is onder meer het geval voor een onderneming die de boeken heeft neergelegd, voor een werknemer die met pensioen is gegaan of voor een achterhaalde technologie (bijv. de faxmachine).
Haal alle achterhaalde lijnen uit uw database. Ze nemen onnodig veel plaats in in uw bestand, waardoor de onderhoudskost oploopt. Contact proberen opnemen met een failliete firma of de verkeerde persoon is ook tijdverlies voor uw verkopers.
Er staat vaak dubbele informatie in databases. Onderzoek uw database en schrap dubbele informatie.
Net als overbodige gegevens kost ook dubbele informatie u geld. Schoon uw bestand regelmatig op. Het best nog voert u een automatisch proces voor gegevensvalidatie in, om overbodige lijnen op te sporen en samen te voegen.
Door te waken over de hygiëne van uw database beperkt u onnodige kosten en zullen uw marketingcampagnes sneller zijn terugverdiend. Hebt u gegevens verzameld? Leef de GDPR-wetgeving na en normaliseer de informatie. Kijk uw bestand daarna regelmatig na: werk de gegevens bij, schrap informatie die niet meer klopt en voeg dubbele elementen samen. Of beter nog: kies voor een dienst die deze 3 stappen in real time uitvoert.