GDPR verwart (en verontrust) bedrijven

GDPR is vaak het onderwerp van heftige discussies, juridische audits, nalevingscontroles en zelfs bedrijfsbrede operationele veranderingen. Voor veel bedrijven - zowel grote als kleine - is het een bron van verwarring, angst of onzekerheid. Wat valt er precies onder? Hoe streng is het? En hoe beïnvloedt het je dagelijkse werk met gegevens?

Of je nu een verkoopteam bent dat contactgegevens gebruikt, een marketingafdeling die campagnes uitvoert of een dataleverancier die bedrijfsgegevens verzamelt - GDPR is van toepassing. En niet-naleving betekent niet alleen een tik op de vingers. De gevolgen kunnen ernstig zijn, zoals enkele van de grootste techgiganten hebben laten zien.

In dit artikel beschrijven we GDPR in eenvoudige bewoordingen en richten we ons op wat het betekent voor bedrijven die met B2B-gegevens werken. Van het begrijpen van wat er is gereguleerd tot het leren van echte boetes, we zullen je helpen om met duidelijkheid en vertrouwen door de naleving te navigeren.

Wat is GDPR?

De General Data Protection Regulation (GDPR) is een uitgebreide gegevensbeschermingswet die in 2018 door de Europese Unie (EU) is aangenomen. Het is ontworpen om de privacy en persoonlijke gegevens van EU-burgers en inwoners te beschermen. GDPR reguleert hoe bedrijven persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan, verwerken en delen, en zorgt ervoor dat individuen controle hebben over hun eigen informatie.

Waarom is GDPR belangrijk voor bedrijven die met gegevens werken?

• Flinke boetes
• Schade aan de reputatie van je merk
• Verlies van vertrouwen van klanten
• Juridische geschillen en operationele onderbreking

Welke gegevens vallen onder de GDPR?

GDPR is van toepassing op alle persoonlijke gegevens - dat wil zeggen alle informatie waarmee een levende persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

• Volledige namen
• Persoonlijke en professionele e-mailadressen
• telefoonnummers
• IP-adressen
• Fysieke adressen
• Functiebenamingen
• Foto's of videobeelden
• Social media handles en profielgegevens
• Cookie-identificatiegegevens en online gedrag
• Locatiegegevens
• Financiële informatie
• Nationale ID-nummers
• Gezondheidsgegevens of biometrische gegevens (speciale categorie)
• Bedrijfsnamen wanneer deze gekoppeld zijn aan een specifiek individu (bijv. eenmanszaken of wanneer de naam van een persoon deel uitmaakt van de bedrijfsnaam)

Zelfs in een B2B-context, als de gegevens betrekking hebben op of een natuurlijke persoon kunnen identificeren - zoals
john.smith@infobel.com
- zijn ze beschermd onder GDPR.

Dit betekent dat elk bedrijf dat dergelijke gegevens gebruikt voor outreach, leadgeneratie, analyse of profilering moet voldoen aan de GDPR-vereisten.

B2B-gegevens en GDPR: Ja, het valt eronder

Een van de meest voorkomende misvattingen is dat B2B-gegevens buiten de GDPR vallen. In werkelijkheid worden alle bedrijfsgerelateerde gegevens waarmee een echte persoon kan worden geïdentificeerd, beschermd door de verordening.

• Zakelijke e-mailadressen zoals firstname.lastname@company.com
• Directe telefoonnummers gekoppeld aan een persoon
• LinkedIn-profielen of functies gekoppeld aan een specifieke persoon
• Professionele social handles en contactformulieren
• CRM-records die kunnen worden getraceerd naar een levende persoon

Dus ja - GDPR is absoluut van toepassing in B2B-contexten.

Voor bedrijven die deze gegevens verzamelen, verkopen of gebruiken, betekent dit:

• Een rechtmatige basis hebben voor de verwerking (bijv. legitiem belang of toestemming)
• Transparant zijn over hoe de gegevens worden verkregen en gebruikt
• Individuele rechten respecteren, zoals het recht om zich af te melden, correctie aan te vragen of vergeten te worden

Als B2B-gegevens niet met dezelfde zorg worden behandeld als consumentengegevens, kan dit leiden tot dezelfde juridische risico's en sancties.

Wat gebeurt er als een bedrijf de GDPR niet respecteert?

Niet voldoen aan de GDPR is niet alleen een juridisch risico - het is ook een financieel en reputatierisico. Bedrijven die de GDPR niet naleven, kunnen te maken krijgen met verschillende gevolgen, waaronder:

• Zware boetes
  GDPR legt twee boetebedragen op, afhankelijk van de ernst van de overtreding:
  - Tot € 10 miljoen of 2% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is, voor minder ernstige overtredingen.
  - Tot €20 miljoen of 4% van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is, voor ernstigere overtredingen.
  
  In de praktijk hebben sommige boetes deze drempels ver overschreden. Amazon kreeg bijvoorbeeld een boete van 746 miljoen euro van de Luxemburgse gegevensbeschermingsautoriteit voor onwettige gegevensverwerkingspraktijken - een van de grootste boetes tot nu toe.
• Publieke onderzoeken en juridische gevechten
  
  GDPR-overtredingen leiden vaak tot officiële onderzoeken door lokale gegevensbeschermingsautoriteiten, die veel publieke aandacht en media-aandacht kunnen trekken. Dit kan resulteren in langdurige juridische gevechten, die financiële middelen opslorpen en de reputatie van een bedrijf schaden.

• Reputatieschade
  
  Misschien nog wel verwoestender dan de boetes is het verlies aan consumentenvertrouwen. Als bedrijven er niet in slagen om de gegevens van klanten of werknemers te beschermen, lopen ze het risico loyaliteit te verliezen, waarvan het jaren kan duren om die weer op te bouwen - als dat al gebeurt. Spraakmakende zaken hebben duidelijk gemaakt hoe slechte gegevensbeschermingspraktijken onherstelbare schade kunnen toebrengen aan het imago van een merk.

• Operationele verstoringen
  
  Niet-naleving kan ook leiden tot beperkingen op de manier waarop een bedrijf persoonsgegevens verwerkt, of in ernstige gevallen zelfs tot een volledige opschorting van gegevensverwerkingsactiviteiten. Dit kan de bedrijfsvoering aanzienlijk verstoren, vooral voor bedrijven die voor hun bedrijfsvoering sterk afhankelijk zijn van gegevens.
  

De meest gemaakte fouten bij GDPR

• 1. Persoonsgegevens gebruiken zonder duidelijke wettelijke basis
  Onder GDPR moeten bedrijven een wettelijke basis hebben voor het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens. De zes wettelijke grondslagen voor het verwerken van gegevens zijn:
  
  Toestemming van de betrokkene
  Contractuele noodzaak (bijv. het nakomen van een overeenkomst)
  Wettelijke verplichting (bijv. naleving van regelgeving)
  Vitale belangen (bijv. medische noodgevallen)
  Publieke taak (bijv. overheidstaken)
  Legitieme belangen (als de belangen van het bedrijf zwaarder wegen dan privacybelangen)
  
  Voorbeeld: Een bedrijf kan e-mailadressen verzamelen van mensen op branche-evenementen en marketingmateriaal gaan sturen zonder hun expliciete toestemming te krijgen. Dit is in strijd met GDPR omdat de gegevens zijn gebruikt zonder de juiste toestemming of enige rechtmatige grondslag.
• 2. Marketinge-mails versturen zonder de juiste toestemming
  GDPR heeft specifieke vereisten voor marketingcommunicatie, vooral rond e-mailmarketing. Bedrijven moeten expliciete toestemming krijgen voordat ze ongevraagde marketinge-mails versturen, en ontvangers moeten zich altijd eenvoudig kunnen afmelden.
  
  Voorbeeld: Een bedrijf stuurt promotionele e-mails naar personen die zich nooit hebben aangemeld, of ze blijven e-mails sturen nadat de persoon zich heeft afgemeld. Dit is een inbreuk op de toestemmingsbepalingen van de GDPR en kan leiden tot fikse boetes.
• 3. Geen privacybeleid hebben
  Elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt, moet een duidelijk en toegankelijk privacybeleid hebben waarin staat hoe persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen en gedeeld. Dit beleid moet direct beschikbaar zijn op websites en apps.
  
  Voorbeeld: Een bedrijf verzamelt gebruikersgegevens via zijn website, maar geeft geen duidelijke, gedetailleerde informatie over hoe die gegevens worden gebruikt. Als gebruikers niet begrijpen hoe er met hun gegevens wordt omgegaan, is dit een directe schending van de GDPR-transparantievereisten.
• 4. Gegevens langer bewaren dan noodzakelijk
  GDPR vereist dat bedrijven persoonlijke gegevens alleen zo lang bewaren als nodig is om het doel te bereiken. Zodra de gegevens niet langer nodig zijn, moeten ze worden verwijderd of geanonimiseerd.
  
  Voorbeeld: Een bedrijf bewaart klantgegevens (zoals aankoopgeschiedenis) voor onbepaalde tijd, zelfs nadat de klant zijn abonnement of account heeft opgezegd. Het onnodig lang bewaren van gegevens, vooral zonder geldige reden, is in strijd met het principe van dataminimalisatie en opslagbeperking onder GDPR.
• 5. Inadequate gegevensbescherming en cyberbeveiligingspraktijken
  Een van de belangrijkste principes van GDPR is ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens veilig worden beschermd. Bedrijven moeten adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om datalekken te voorkomen.
  
  Voorbeeld: Een bedrijf slaat gevoelige klantgegevens op een onversleutelde server op die kwetsbaar is voor hacking. Als er een datalek plaatsvindt, waarbij persoonlijke gegevens worden blootgelegd, kan dit ernstige juridische gevolgen hebben, waaronder boetes en reputatieschade.
• 6. Niet tijdig reageren op verzoeken om toegang tot of verwijdering van gegevens
  Personen hebben het recht om toegang te vragen tot hun persoonlijke gegevens en om te vragen dat deze worden gecorrigeerd of verwijderd onder het GDPR-recht op toegang en het recht op wissen (ook bekend als het "recht om vergeten te worden").
  
  Voorbeeld: Een klant verzoekt een bedrijf om zijn persoonlijke gegevens te wissen, maar het bedrijf reageert niet binnen de vereiste termijn (meestal een maand). Het niet tijdig reageren op een verzoek van een betrokkene schendt zijn GDPR-rechten en kan leiden tot klachten en boetes.
  
  

Hoe worden bedrijven beboet voor het niet naleven van de GDPR?

• 1. Rechtstreekse klachten van betrokkenen
  Personen (betrokkenen) hebben het recht om een klacht in te dienen bij hun lokale gegevensbeschermingsautoriteit (DPA) als ze denken dat hun gegevens worden misbruikt of als hun rechten onder GDPR worden geschonden.
  
  Voorbeeld: Een consument merkt dat een bedrijf marketingmateriaal verstuurt zonder toestemming. Hij dient een klacht in bij de betreffende gegevensbeschermingsautoriteit, die de praktijken van het bedrijf onderzoekt. Als blijkt dat het bedrijf in overtreding is, kan het boetes krijgen.
• 2. Routine audits door gegevensbeschermingsautoriteiten
  De gegevensbeschermingsautoriteiten voeren regelmatig routinecontroles uit om ervoor te zorgen dat bedrijven zich houden aan de GDPR-normen. Als een bedrijf zich tijdens een audit niet aan de regels houdt, kan de gegevensbeschermingsautoriteit boetes opleggen.
  
  Voorbeeld: Een bedrijf wordt gecontroleerd door de Franse DPA, CNIL, die vaststelt dat het bedrijf geen expliciete toestemming heeft verkregen van gebruikers voordat het hun gegevens verzamelt. Als gevolg van de audit kan het bedrijf een boete krijgen.
• 3. Berichten in de media of klokkenluiders
  Soms komt de niet-naleving van een bedrijf aan het licht door berichtgeving in de media of door klokkenluiders. Deze externe bronnen kunnen aanleiding geven tot onderzoeken door DPA's, wat kan leiden tot boetes als overtredingen worden bevestigd.
  
  Voorbeeld: Een klokkenluider binnen een bedrijf lekt informatie over het verkeerd omgaan met persoonsgegevens door het bedrijf, wat leidt tot een onderzoek door de gegevensbeschermingsautoriteit. Als het onderzoek overtredingen aantoont, kunnen er boetes volgen.
• 4. Publieke verontwaardiging of onderzoeken naar aanleiding van datalekken
  Datalekken zijn een van de meest voorkomende redenen voor GDPR-handhaving. Als er een inbreuk plaatsvindt en persoonlijke gegevens worden onthuld, kan dit direct leiden tot een kritisch onderzoek door de gegevensbeschermingsautoriteiten. Het bedrijf kan een boete krijgen als blijkt dat de inbreuk te wijten was aan nalatigheid, onvoldoende beveiligingsmaatregelen of niet-naleving van de GDPR-protocollen.
  
  Voorbeeld: Er vindt een groot datalek plaats bij een bedrijf als gevolg van zwakke cyberbeveiligingsmaatregelen. Als de inbreuk de persoonlijke gegevens van duizenden klanten blootlegt, kan het bedrijf een boete krijgen voor het niet goed beveiligen van die gegevens volgens de GDPR-beveiligingsvereisten.
  
  
  

3 GDPR-zaken met een hoog profiel

• Uber - €290 miljoen boete voor gegevensoverdracht
  De Nederlandse autoriteit voor gegevensbescherming legde Uber een boete op voor het overdragen van gevoelige gegevens van Europese chauffeurs naar Amerikaanse servers zonder de juiste waarborgen, waardoor de regels voor grensoverschrijdende gegevensoverdracht werden overtreden. Deze boete benadrukte het belang van het naleven van de strenge GDPR-regels voor gegevensbescherming bij internationale gegevensoverdracht, vooral wanneer het gaat om gevoelige persoonlijke gegevens.
• Amazon - 746 miljoen euro boete voor schending van privacyregels
  De Luxemburgse toezichthouder voor gegevens heeft Amazon een boete opgelegd voor het onrechtmatig verwerken van persoonlijke gegevens. Ondanks het juridische beroep van Amazon handhaafde de rechtbank de recordboete en onderstreepte daarmee het belang van het naleven van de GDPR-bepalingen over gegevensverwerking en privacy voor consumenten. De zaak toonde aan dat zelfs wereldwijde techgiganten verantwoordelijk worden gehouden onder strenge wetten voor gegevensbescherming.
• X (voorheen Twitter) - Onderzoek naar AI-trainingsgegevens
  De Ierse Data Protection Commission (DPC) onderzoekt momenteel X omdat het bedrijf openbare berichten van gebruikers zou hebben gebruikt om zijn AI-tool Grok te trainen zonder toestemming van de gebruiker. Dit onderzoek herinnert ons eraan dat zelfs openbaar beschikbare gegevens, wanneer deze worden gebruikt voor AI-training of andere geavanceerde technologieën, nog steeds moeten voldoen aan de GDPR-vereisten voor toestemming en gegevensbescherming.

Hoe GDPR compliant te blijven

• Begrijp uw gegevens: Weet wat je verzamelt en waarom
  De eerste stap in GDPR-compliance is begrijpen welke soorten gegevens je verzamelt en waarom je ze nodig hebt. Als je bijvoorbeeld een marketingbedrijf bent dat e-mailadressen verzamelt, moet je weten of die e-mails voor transactionele doeleinden zijn of voor marketingcampagnes. Als je niet zeker bent van het doel of de noodzaak van specifieke gegevens, is het essentieel om opnieuw te beoordelen waarom je deze gegevens überhaupt verzamelt. Gegevensminimalisatie is een kernprincipe van GDPR, wat betekent dat je alleen gegevens mag verzamelen die noodzakelijk zijn voor je activiteiten.
  
  Voorbeeld: Een bedrijf dat informatie verzamelt over de persoonlijke telefoonnummers van werknemers moet ervoor zorgen dat dit noodzakelijk is voor hun werk, in plaats van deze gegevens te verzamelen uit gemakzucht.
• Zorg voor een wettelijke basis:Vertrouw op legitiem belang, toestemming of contractuele noodzaak
  GDPR vereist dat bedrijven een geldige wettelijke basis hebben voor het verwerken van persoonlijke gegevens. Deze kan gebaseerd zijn op toestemming van de persoon, een contractuele overeenkomst, een wettelijke verplichting, vitale belangen, publieke taken of legitiem belang. Een van de meest voorkomende rechtsgronden is "gerechtvaardigd belang", waardoor bedrijven gegevens mogen verwerken zolang ze een geldige reden hebben en de rechten of vrijheden van de persoon niet schaden.
  
  Voorbeeld: Een bedrijf dat aan e-mailmarketing doet, moet duidelijke toestemming krijgen van individuen voordat ze promotionele e-mails versturen, anders lopen ze het risico de GDPR te schenden. Ook als een bedrijf persoonlijke gegevens verwerkt voor klantenondersteuning, moet het zich baseren op een contractuele overeenkomst met de klant.
• Houd het transparant:Update het privacybeleid en informeer gebruikers duidelijk
  Transparantie is een van de kernprincipes van GDPR. Je klanten en gebruikers moeten weten welke gegevens je verzamelt, hoe je ze gebruikt en hoe lang je ze bewaart. Zorg ervoor dat je privacybeleid up-to-date is en deze informatie duidelijk communiceert. Gebruikers moeten gemakkelijk begrijpen welke rechten ze hebben, inclusief hoe ze hun gegevens kunnen inzien, corrigeren of verwijderen.
  
  Voorbeeld: Een SaaS-bedrijf dat klantgegevens opslaat voor dienstverlening moet in zijn privacybeleid duidelijk uitleggen waarom en hoe lang die gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft. Ze moeten er ook voor zorgen dat het taalgebruik eenvoudig en niet te technisch is, zodat gebruikers hun rechten begrijpen.
• Rechten van betrokkenen mogelijk maken: Opties bieden voor toegang, correctie en verwijdering
  Onder GDPR hebben personen specifieke rechten op hun gegevens, zoals het recht op toegang, rectificatie en verwijdering van hun gegevens. Je moet mechanismen instellen waarmee gebruikers deze rechten eenvoudig kunnen uitoefenen. Het niet honoreren van een verzoek van een betrokkene kan leiden tot sancties en verlies van vertrouwen.
  
  Voorbeeld: Als een klant vraagt om zijn accountgegevens te verwijderen of een onnauwkeurigheid in zijn profiel te corrigeren, moet je onmiddellijk handelen. Veel bedrijven hebben systemen ingesteld om deze verzoeken automatisch te verwerken om ervoor te zorgen dat binnen de vereiste tijd (meestal 30 dagen) wordt voldaan.
• Beveilig uw systemen: Bescherm gegevens door encryptie en een veilige infrastructuur
  Gegevensbeveiliging is een cruciaal onderdeel van GDPR-compliance. Bedrijven moeten adequate beveiligingsmaatregelen implementeren om persoonlijke gegevens te beschermen tegen inbreuken, ongeautoriseerde toegang en verlies. Dit omvat versleuteling, beveiligde servers en toegangscontroles. Regelmatige audits en penetratietests helpen kwetsbaarheden in uw systemen te identificeren.
  
  Voorbeeld: Als je gevoelige klantgegevens opslaat, zoals betalingsgegevens of medische dossiers, moet je sterke versleutelingsmethoden gebruiken, zowel tijdens de opslag als bij het verzenden van die gegevens via het netwerk. Zonder versleuteling kunnen de blootgestelde gegevens bij een datalek gemakkelijk toegankelijk zijn voor onbevoegden, wat kan leiden tot boetes en reputatieschade.
• Controleer uw gegevensbronnen: Zorg ervoor dat B2B-gegevensleveranciers ook aan de regels voldoen
  Als je gebruik maakt van externe gegevensleveranciers om B2B-gegevens te verkrijgen (zoals contactgegevens voor prospectie of leadgeneratie), zorg er dan voor dat zij ook GDPR-compliant zijn. Het feit dat je gegevens koopt, ontslaat je niet van verantwoordelijkheid - je moet ervoor zorgen dat de gegevensleverancier toestemming heeft verkregen of een legitieme basis heeft voor het verzamelen en delen van de gegevens.
  
  Voorbeeld: Als je een lijst met zakelijke contacten koopt van een externe leverancier, is het jouw verantwoordelijkheid om te controleren of de leverancier de GDPR-regels heeft gevolgd bij het verzamelen van die gegevens. Dit kan betekenen dat je de aanbieder vraagt om je zijn gegevensbeschermingsbeleid te laten zien of dat je je ervan vergewist dat hij een systeem heeft om te controleren of de gegevens GDPR-compliant zijn. Als de provider zich niet aan de wet heeft gehouden, kun je ook aansprakelijk worden gesteld voor niet-naleving.

Conclusies

GDPR-compliance is niet zomaar een vakje om aan te vinken - het is een fundamenteel onderdeel van ethisch zakendoen in de huidige datagestuurde wereld. Zoals we hebben gezien, zijn het niet alleen kleine bedrijven die worstelen met GDPR-compliance; zelfs de grootste internationale bedrijven worden geconfronteerd met onderzoeken en recordhoge boetes voor niet-naleving.

Als je werkt met B2B-gegevens, met name gegevens met betrekking tot personen in de EU, is het essentieel om ervoor te zorgen dat je praktijken volledig in overeenstemming zijn met de GDPR-voorschriften.

Vind een volledig GDPR-conforme B2B dataset hier en wees gerust dat alle gegevens waarmee je werkt 100% GDPR compliant zijn.