De kwaliteit van uw database heeft een impact op uw marketingresultaten. Met onvolledige of verouderde informatie verliezen uw werknemers tijd. Als u met foutieve informatie werkt, zal ook uw verkoop dalen. Voorkom dit door uw database regelmatig op te schonen. Volg onze 7 stappen om dit te doen slagen.
Een database opschonen is geen sinecure. Breng eerst de verschillende afdelingen die het bestand gebruiken samen. Vraag iedereen hoe de database ze helpt in hun werk, welke velden ze gebruiken, hoe ze informatie invoeren, … Inzicht in de doelen en het gebruik door de verkoopafdeling, marketing, boekhouding, juridische afdeling of klantendienst helpt u de nodige acties te organiseren. Dit is het moment om een unieke identificatiesleutel te bepalen (bijv. e-mailadres of ondernemingsnummer).
Maak een kopie van uw bestand voor u met de gegevens aan de slag gaat. Die zal nuttig zijn als er problemen of fouten optreden tijdens de update.
Regelmatig een back-up maken, moet een gewoonte worden, en niet iets dat u doet wanneer u hem opschoont. Als u het mikpunt wordt van een cyberaanval kunt u zo snel uw gegevens terugwinnen.
Tijdens uw gesprekken met de verschillende afdelingen hebt u vast wel opgemerkt dat sommige velden amper of niet worden ingevuld.
Hebben die velden geen nut voor uw acties? Schrap ze dan. Ze zijn alleen maar ballast in uw database.
Als ze wel de moeite zijn, vult u uw gegevens aan. Vraag één of meerdere personen om de ontbrekende informatie op te zoeken en in te voeren.
Analyseer de statistieken van uw database. Ga na wanneer het laatste contact plaatsvond, er een nieuwsbrief werd geopend, een bestelling werd geplaatst, … Neem op basis van die cijfers een logische beslissing: hoort een prospect waar u al meer dan een jaar niet van hebt gehoord wel thuis in uw bestand? Door uw database lichter te maken, drukt u de back-upkost én de tijd die nodig is om de gegevens te openen.
Gegevens zijn een levende en vergankelijke materie. Mensen verhuizen of veranderen van werk, ondernemingen wijzigen hun naam of stoppen ermee … Gegevens verouderen nog sneller in b2b dan in b2c.
Duid ook hier iemand in uw bedrijf aan om de informatie bij te werken. Sommige lijnen moeten worden geschrapt omdat ze niet meer kunnen worden bijgewerkt. Dit is bijvoorbeeld het geval met firma's die niet meer bestaan.
In databases staan heel vaak dubbele gegevens. Die zijn te wijten aan een menselijke fout of verschillende identificatiesleutels tussen de afdelingen. Marketing gebruikt bijvoorbeeld het e-mailadres om klanten te herkennen, terwijl de boekhouding het klantennummer gebruikt.
Uw CRM heeft waarschijnlijk een functie om dubbele gegevens op te sporen. Is dat niet zo? Vertrouw dan op een spreadsheet zoals Excel of Google Sheets. Hebt u een heel lijvige database? Doe dan een beroep op een gespecialiseerde tool of dienst.
Voeg alle overbodige velden die u hebt opgespoord samen. U maakt uw database lichter en effectiever.
In databases worden vaak verschillen in formaten gevonden. Sommige adressen bevatten afkortingen, andere zijn voluit geschreven. Sommige datums worden in een korte vorm ingegeven, andere in een lange vorm. Die niet-genormaliseerde gegevens maken het wel heel moeilijk om uw database te gebruiken. Corrigeer de velden volgens de normalisatieregels die werden bepaald in de eerste stap. Herinner uw personeel aan die normen, zodat toekomstige gegevens correct worden ingevoerd.
Zodra deze 7 stappen zijn doorlopen, is uw database weer opgefrist. Uw commerciële acties missen hun doel niet meer en uw medewerkers kunnen zich toeleggen op hun belangrijkste taken. U zult uw database wel regelmatig moeten opschonen om deze kwaliteit te handhaven. Plan deze actie zo vaak als nodig in om echt alles uit uw database te kunnen halen.