Gegevensbeheer is het proces van het verzamelen, opslaan en gebruiken van verschillende soorten gegevens op een kosteneffectieve, efficiënte en veilige manier. Om zakelijke beslissingen te nemen en activiteiten uit te voeren waar het bedrijf zoveel mogelijk baat bij heeft, is het datamanagementproces erop gericht om individuen en organisaties te helpen bij het optimaliseren van het gebruik van gegevens binnen de beperkingen van beleid en regelgeving.
Een effectieve strategie voor gegevensbeheer is belangrijker dan ooit nu bedrijven steeds afhankelijker worden van immateriële activa om waarde te genereren.
Goed gegevensbeheer omvat verschillende taken, beleidsregels, bedrijfsprocessen en praktijken, waaronder, maar niet beperkt tot:
- Het creëren, openen en bijwerken van gegevens op verschillende niveaus;
- Het opslaan van gegevens, zowel lokaal als op verschillende cloudservers;
- Het bieden van hoge beschikbaarheid, databescherming en disaster recovery;
- Data-integratie gebruiken in een breed scala aan toepassingen, data-analyse en algoritmen;
- Zorgen voor databeveiliging en dataprivacy.
Deze acties, en alle andere acties die door de organisatie en haar entiteiten worden uitgevoerd met betrekking tot de gegevens van de organisatie, evenals de mogelijkheden van datamanagementoplossingen en compliancevereisten, worden allemaal geregeld door het formele datamanagementplan.
Waarom is datamanagement belangrijk?
In de moderne economie zijn gegevens een strategische bron en een productiemiddel voor digitale goederen en diensten. Autofabrikanten kunnen bijvoorbeeld geen nieuw model maken zonder de benodigde financiële middelen, en ze kunnen het model niet autonoom maken zonder de gegevens die nodig zijn voor de kunstmatige intelligentie aan boord.
Net zo kunnen verschillende ondernemingen geen zakelijke beslissingen nemen zonder toegang tot de juiste gegevens, waardoor tools voor gegevensbeheer en systemen voor gegevensbeheer ongelooflijk waardevol zijn voor elk bedrijf.
Datamanagement is een essentiële eerste stap in het implementeren van efficiënte data-analyse op schaal, die belangrijke inzichten oplevert waar klanten van profiteren en die de bedrijfsprestaties verbeteren.
Soorten datamanagement
Datamanagement is cruciaal in een enterprise dataomgeving en vereenvoudigt en versnelt tijdrovende taken aanzienlijk. Deze datamanagementstrategieën omvatten:
Gegevensbeheer
Een beheerplan dat standaarden, gegevensbeheerprocessen en beleidsregels definieert om gegevensbescherming en -beveiliging te handhaven.
Om de waarde voor het bedrijf en zijn gebruikers te maximaliseren, omvat het proces van gegevensbeheer de naleving van wettelijke verplichtingen, de implementatie van interne processen en structuren die het mogelijk maken om deze efficiënt te beheren en te gebruiken en er zo voor te zorgen dat bedrijven voldoen aan hun wettelijke verplichtingen.
Gegevensarchitectuur
Beschrijft de structuur van de on-premise en lokale data-assets en datamanagementbronnen van het bedrijf. Modellen, regels, beleidslijnen en standaarden met betrekking tot het verzamelen, opslaan, integreren en gebruiken van gegevens worden opgenomen in deze architectuur.
Gegevensmodellering
Technieken en methodologieën voor gegevensmodellering worden gebruikt om eenvoudige diagrammen te maken van de systemen en de gegevens in die systemen. Het bestaat uit het creëren van een standaard en consistent model van gegevens om deze effectief te beheren als een bron.
Metadata
Verwijst naar informatie die verschillende aspecten van een dataset beschrijft en van context voorziet. Metadata zijn gegevens die informatie geven over andere gegevens.
De meest voorkomende informatie zoals de grootte van het bestand, de aanmaakdatum en de naam van de auteur zijn opgenomen in metadata. Het beheren van metadata omvat het opstellen van regels en processen om metadata te openen, te delen, te koppelen, te integreren, te onderhouden en te analyseren, zodat bedrijven goede beslissingen kunnen nemen op basis van betrouwbare gegevens.
Gegevensopslag
Een verzameling methoden en technologieën om gegevens op te slaan.
Het bedrijf moet bepalen waar het zijn gegevens moet opslaan:
- Datawarehouse - voor schone en verwerkte gegevens
- Data lake - voor ruwe data en bulkdata
- Beide - als het bedrijf zowel ruwe als verwerkte gegevens beheert
Beveiliging van gegevens
Verschillende punten zoals versleuteling, preventie van ongeautoriseerde toegang, bescherming tegen verplaatsen, corruptie van gegevens of het per ongeluk verwijderen van gegevens moeten worden geïmplementeerd om gegevensbeveiliging te garanderen.
Datareferentie of stamgegevensbeheer
Omvat alle tools, procedures en methoden die ervoor zorgen dat de referentiegegevens van een bedrijf altijd accuraat, up-to-date en betrouwbaar zijn.
Gegevensintegratie
Omvat het verplaatsen en consolideren van gegevens naar één toegankelijke locatie. Er zijn verschillende methoden om bedrijfsgegevens te integreren, van handmatige integratie tot applicatiegebaseerde integratie.
De meest gebruikte methode is "ETL" - staat voor "Extract, Transform, Load" en verwijst naar een combinatie van processen die gegevens verplaatsen van de ene database naar de andere of naar een gezamenlijke opslagplaats of gegevensopslag - meestal een datawarehouse.
Gegevenskwaliteit
Verwijst naar de consistentie, nauwkeurigheid en relevantie van gegevens. Datakwaliteit is vooral belangrijk bij direct marketing en customer relationship management (CRM), waar gegevens een belangrijke bron zijn.
Verschillende acties kunnen worden geïntegreerd in gegevenskwaliteit:
- Data discovery - het proces van het verzamelen en evalueren van gegevens uit verschillende bronnen om trends en patronen te begrijpen.
- Opschonen van gegevens - het proces van het detecteren en corrigeren (of verwijderen) van corrupte of onnauwkeurige gegevens.
- Data-integriteit - verwijst naar het beveiligen van gegevens tijdens de verwerking, opslag of overdracht, zodat ze niet opzettelijk of per ongeluk worden gewijzigd of vernietigd.
- Gegevensverrijking - het proces van het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens die een organisatie heeft door deze samen te voegen met gegevens van derden.
- Data Appending - dit proces is geïntegreerd met Data Enrichment en bestaat uit het toevoegen van ontbrekende gegevens aan een database om de kwaliteit ervan te verbeteren.
Risico's en uitdagingen bij gegevensbeheer
Zonder een degelijke en goed gestructureerde data-architectuur kan een organisatie geïsoleerde systemen ontwikkelen die moeilijk te combineren, te integreren en op een gecoördineerde manier te beheren zijn. Bovendien kan het zelfs in organisaties met beter gestructureerde data-omgevingen moeilijk zijn om datawetenschappers en andere analisten in staat te stellen relevante data te identificeren en te openen, vooral wanneer de data verspreid zijn over verschillende databases en big data-systemen.
Veel datamanagementteams ontwikkelen datacatalogi die beschrijven wat er beschikbaar is in systemen en bestaan vaak uit bedrijfswoordenboeken, metadata-gedreven datadictionaries en data lineage records om data toegankelijker te maken.
Migratie naar de cloud kan sommige aspecten van datamanagement eenvoudiger maken, maar brengt ook nieuwe problemen met zich mee. Voor bedrijven die gegevens en verwerkingsworkloads moeten migreren van huidige on-premises systemen, kan de overgang naar clouddatabases en big-dataplatforms een uitdaging zijn.
Zeker als je kijkt naar de kosten die verbonden zijn aan cloudservices. Om te garanderen dat de kosten voor gegevensverwerking de gebudgetteerde bedragen niet overschrijden, moet het gebruik van cloudsystemen en managed services regelmatig worden gecontroleerd.
Best practices voor gegevensbeheer
Een grondig, weloverwogen beheerplan is nodig om de problemen met datamanagement aan te pakken. De volgende best practices hebben betrekking op de belangrijkste problemen op het gebied van datamanagement waar organisaties vandaag de dag mee te maken hebben. De exacte best practices verschillen per branche en het type data waar het om gaat.
Definieer uw datastrategie en -doelen
Zoals gezegd vereist datamanagement een nauwgezette planning. Begin in plaats daarvan klein en stel je doelen voor de gegevens van je organisatie vast. Dit helpt je om de informatie te bewaren die relevant is voor je bedrijfsdoelstellingen en voorkomt dat je datawarehouses en data lakes rommelig en slecht georganiseerd worden.
Te veel bedrijven slaan te veel verouderde, nutteloze gegevens op, wat leidt tot rommel en slecht beheer. Door alleen relevante gegevens op te slaan, blijft je datamanagementsoftware beter beheersbaar. Bepaal je doelen voordat je gegevens gebruikt. De datadoelstellingen van je bedrijf sturen het datamanagement van je bedrijf, zodat je niet eindigt met een hoop irrelevante data.
Bouw sterke catalogi
Datakwaliteit is de basis van sterke datacatalogi en het beperken van de gegevens tot alleen de informatie die je bedrijf gebruikt is een goede manier om de datakwaliteit te verbeteren. Daarnaast is het controleren van oude gegevens op nauwkeurigheid van vitaal belang, omdat deze verouderd kunnen raken voor je marketing- en verkoopteams.
Je datamanagementsoftware moet voortdurend verouderde of achterhaalde gegevens verwijderen om te voorkomen dat je verkoop- en marketingautomatisering, analyses en andere activiteiten schade oplopen. Een andere manier om je team te helpen focussen op gegevenskwaliteit in gegevensbeheer is om alle teamleden die toegang hebben tot gegevens te trainen in het correct verwerven en invoeren van gegevens. Het voorkomen van foutieve gegevensinvoer voorkomt complicaties in de toekomst.
Dubbele gegevens elimineren
Je moet procedures hebben om met redundantie om te gaan. Deze procedures moeten ervoor zorgen dat er geen dubbele gegevens worden ingevoerd in je gegevensbeheersysteem, vooral in het geval van terugkerende klanten of leadmagnets.
Hoewel veel bedrijven hier niet aan denken bij het opzetten van hun datamanagement, is het cruciaal om systemen te ontwerpen die het mogelijk maken om gegevens bij te werken en audits uit te voeren wanneer een klant een aankoop herhaalt of zich meer dan één keer aanmeldt. Daarnaast behoren voorzorgsmaatregelen met betrekking tot redundanties en dubbele gegevens tot de beste databasebeheerpraktijken om te garanderen dat uw klantgegevens schoon blijven.
Houd uw gegevens veilig
Het gegevensbeheer van je bedrijf moet prioriteit geven aan beveiliging en bescherming; zo voorkom je een datalek dat je hele klantenbestand in gevaar kan brengen. Bovendien moet je bedrijf, in het licht van de General Data Protection Regulations (GDPR), die vorig jaar door de Europese Unie zijn opgesteld en sinds 2018 in de EU worden toegepast en binnenkort ook naar andere landen komen, zich aan alle huidige voorschriften houden om de privacy van je bestaande klanten en leads te beschermen.
Het gebruik van datamanagementsoftware en het naleven van de GDPR en verschillende andere wetten kunnen de beveiliging en bescherming van gegevens verbeteren. Maak een plan om te reageren op datalekken voor je bedrijf. Hoewel dit nooit zou mogen gebeuren, is het hebben van een plan een slim idee.
Toestemmingsniveaus instellen
Er is een dunne lijn tussen veiligheid en gemak als het gaat om gegevensbeheer. Aan de ene kant moeten geautoriseerde werknemers niet in allerlei bochten hoeven te springen om toegang te krijgen tot de gegevens die ze nodig hebben om hun dagelijkse taken uit te voeren. Maar aan de andere kant moet je beveiliging een onneembare vesting zijn voor iedereen die informatie zoekt zonder de juiste toestemming of autorisatie.
Het is zinvol om mensen aparte logins en toegangsrechten te geven op basis van hun rollen en gegevensvereisten. Er zijn bijvoorbeeld meer rechten nodig voor leidinggevenden of teamleiders die toegang nodig hebben tot meer klantgegevens dan analisten of verkopers. Dit helpt bij het handhaven van de beveiliging van klantgegevens.
Dus, in plaats van te proberen om algemene regels en machtigingen in te stellen die problemen kunnen veroorzaken, te beperkend kunnen zijn in bepaalde situaties of te open in andere, is het instellen van meerdere niveaus van machtigingen de best mogelijke optie. Bovendien maakt het het voor je teams gemakkelijker om toegang te krijgen tot de benodigde gegevens, afhankelijk van hun positie binnen je bedrijf.
Creëer een strategie voor gegevensherstel
Ongelukken gebeuren, en daarom moet je bedrijf een toepasselijk en implementeerbaar gegevensherstelplan hebben. Anders kan het verlies van toegang tot al je klantgegevens, je marketingcampagnes, marketingautomatiseringssystemen en verkoopaanpak er enorm onder lijden.
Door je gegevens regelmatig te exporteren naar een externe opslag of over te zetten naar een cloudopslagdienst zoals Microsoft Azure of Google Drive, zorg je ervoor dat je overal een back-up van hebt. Maak back-ups van al je gegevens zodat je ze snel en eenvoudig kunt herstellen in geval van nood. Wat je strategie ook is, zorg ervoor dat deze praktisch is voor je bedrijf en gemakkelijk kan worden ingezet als dat nodig is.
Gebruik software voor gegevensbeheer
Het vinden van betrouwbare datamanagementsoftware is een belangrijke eerste stap in het creëren van een succesvolle datamanagementstrategie voor je bedrijf. Een slechte keuze van datamanagementsoftware kan daarentegen tot verschillende problemen leiden. Je hebt software nodig die aan je behoeften voldoet, niet te complex is en tal van beveiligingsfuncties biedt.
Je hebt een datamanagementplatform nodig dat precieze informatie geeft over je klanten en een nauwkeurig inzicht in je leads. Het moet de inspanningen van je marketing- en verkoopteams vergemakkelijken door de gegevens automatisch te verbeteren en op te schonen, zodat je over de meest nauwkeurige en uitgebreide informatie beschikt.
Reacties